参加人数の把握は幹事の重要事項

社内の打ち上げやPTAの懇親会など、パーティーの幹事を任されてケータリングを頼む場合、重要ポイントとして考えておかなければいけない事の一つが「参加人数」です。というのも、まず、パーティーに参加する人数によって、確保すべき会場の規模が変わります。更に料理のセレクトや全体の予算なども、参加人数で大きく左右されるわけです。

10名程度の参加人数に対して、30人以上でオーダーするのにふさわしいゴージャスな内容をセレクトしてしまうと、まずもって場違いだし、ヘタをすると参加者に大きな負担がかかってしまうことだってありますよね。後で文句が出るかもしれません。
 
そうならないためにも、事前にしっかりと人数把握をしておきたいところですが、参加人数こそ最後まで不確定要素として残るものですよね。
 
当日蓋を開けてみると、突然のキャンセルなどで人数がかなり変更になってしまうこともない話ではありませんし。ですから、どんな形で人数変更があっても、対処できる方法を考えておきたいところですね。

人数の変動によるトラブルを回避する！！

「当日人数の変動がありそうだ」
「ギリギリまで参加者の人数が確定しそうにない」

などなど… できれば避けたい参加人数の変更ですが、こういったことは常に起こりうると想定しておいた方が良いでしょう。
 
そこで！こんな時はざっくり人数合わせした状態でケータリングを注文し、立食パーティー形式をとることをオススメします。こうすることで、まず”食事の注文がいつまでたってもできない”ということを回避できます。参加者それぞれに食事が運ばれる仕出しや高級弁当、テーブル料理などにしてしまうと、ある程度しっかりとした人数の確認が必要になりますが、立食にしてしまえばその心配はありません。大量の料理を余らせてしまうこともありませんので、効率的ですね。

また、”料理のキャンセルができず、不参加の人の分もやむをえず支払う”といったことも避けられます。できるだけ不要な出費を抑えたいのが幹事の本音。これもケータリングなら、パーティーの参加者が食べたい分だけ自分で取ってくれますから、料理を余らせることも少なく、また足りないなんてことも避けられると考えられます。
 
しかし、ケータリングでパーティーを行う上で、注意しなければならないことも。例えば、10人以下の超少人数でのオーダーや、何百人といった大人数のケータリングの場合は、人数の変更や注文を受けられないという業者もちらほらあるのです。やはりある程度は参加者人数を把握して業者を選ぶことを忘れないようにしましょう。

幹事のプロは人数変動をケータリングで切り抜ける

実際、幹事を何度も任されている後輩は、こういった参加人数の変動に対し、ケータリングを上手に活用して対応しているようです。
後輩はどのようにしているのか、ちょっと聞いてみました。

「こないだ会社の新年会でパーティーしたときには、会場を会社の近くで借りることにしたんだけど、各部署何人の参加者がいるのかの確認が結構大変だったんです。というのも、いくら全員参加で、と上司がハッパをかけても、やっぱり残業や出張などで参加できない、という人もいるんですよね。この人数確認にかなり時間がかかってしまったので、料理はそのあたりを柔軟に対応してくれるケータリング業者を使って注文することにしました。
 
というのも、当日多少人数の変動があっても、おおよそで注文しておけば損することもないから。人数が最終確定する前に食事の注文ができるので、ほかの準備に集中できるんですよね。男女でボリュームを調整する必要もないし。すごく便利だと思います。
 
当日は75名の参加予定だったんですが、あらかじめドタキャンを見越して、ケータリングの注文は70名で注文。案の定72名が最終の参加人数だったので、ちょうどよかったですよ。」

すっかり納得してしまいますよね。ケータリングで厄介な幹事の負担が軽減されるなら、上手に活用したいところです。