まずは電話やメールで問い合わせ

今回は部内の月末打ち上げでケータリングを利用することに。急きょ決まった社内パーティーで、レストランの予約は難しそうだし、かといってそれほどの大人数ではないのでホテルの予約は取れず予算も無い。

そこで値の安さとメニューの豊富さが魅力的なケータリングスタイルに決め、メールにて問い合わせた。問合わせたのは10日前。

メールを送信したら、はきはきとしたトークが印象的な担当者（男性）からすぐに電話がかかってきた。素早い対応でびっくり。うれしい誤算だった。
さて、電話口では先制パンチで、こちらの要望をまとめて伝えてしまうことにする。

1. 人数は30人前後と小規模だが、3日くらい前まで確定人数が見込めない。
2. パーティーの前に売り上げ報告会があるのでその間待機してほしい。
3. 男性が多いのでおなかにたまる系がほしいが、女性のためにデザートも重要！
4. 予算は15万円。

これはハナ先輩に教わった必勝法で、先に自分たちの条件や希望を知らせ、その条件に合う最良のプランを出してもらうのが迅速な対応をしてもらうコツなんだそうだ。
さて、電話の向こうにいる担当者はどう出るか？

担当者の対応が決め手

ケータリングスタイルの担当者にこちらの要望を伝えると、すぐに「ボリュームプランの飲み放題付きがいいでしょう」とはっきり提案してくれた。あまり時間がない僕にとって、「あっちのコースはどうでしょう」「こっちのコースはどうでしょう」とあれこれ説明されるよりも、「これが一番です」と言い切ってくれるのがわかりやすくて頼もしく感じられる。安心して「おまかせできる！」と思えるのだ。
 
そこで早速ネットでメニューを見てみる。ピラフやパスタなど、おなかにたまるメニューがしっかりある。ピラフは女性が多ければちらしずしにも変更可能と担当者が説明してくれた。
「ちらしずしか…女性は喜ぶかも。でもピラフ、捨てがたいな」と少し迷っていたところ、
「試食で決めてもらって構わないですよ」と言われ、無料の試食サービスを受けることに。
試食サービス！これなら頼んだあとでがっかり…ということは皆無のはず。
 
しかし専門業者で試食サービスをしているのはケータリングスタイルだけだそうだ。こんな便利な仕組みを利用しない手はない。すぐに来てもらえるように頼んでおく。
 
また、懸案の人数調整に関しては、多めに見積もって材料を確保しておき、ギリギリ3日前まで調整できるよう対応してもらえることになった。ケータリングスタイルの担当者は臨機応変な対応が聞いてとても話しやすく、すっかり助かってしまう。

事前に渡しておくべき情報

次に、ケータリングスタイルの担当者から現場に関するいくつかの質問事項があった。以下に記しておくが、この内容はどんなケータリング業者でも必ず聞かれるようなことなので、事前に内容を確認しておくとやり取りがスムーズだ。

1. コンセントの有無（料理を保温するチェーフィングなどに利用される）
2. 火器の使用可否（こちらも料理を温めるためと思われる）
3. 近くの駐車場の場所（コインパーキング可。
   アテンダントスタッフが車を駐車しておける場所）
4. 搬入出時駐車できる道路（ビルのロータリーなどがベスト）
5. 会場までのエレベーターの使用有無（当たり前だが階段だと搬入出が大変）

会社の会議室は残念ながら火器は使用できないが、
その他はある程度すぐに確認が取れて、30分くらいで仮予約が完了。
電話を切るとすぐに見積もりがFAXで送られてくる。
やはり対応が早い業者は気持ち良い、ひと安心。

便利な試食サービス

3日後には電話で予約した試食サービスの方が来訪。社内の小さな会議室に通して準備してもらう。少量だが、今回オーダー予定のメニューはしっかり用意してもらえた。
 
せっかくなので「食べるの大好き」な女子社員数名と「食い意地バンザイ」なふとっちょの男子社員にも試してもらう。「やった！デザートついてるね～♪」「チキンおいしいね♪」とかなり好評だったので、この時点で正式に予約させてもらった。何よりも、予算をはるかに下回り大満足!迷っていたゴハンモノは、やっぱり温かい食事がいいのでは、とピラフをチョイスした。
カレーピラフは味が濃い目で美味。
 
ついでにこのとき会議室の下見も行ってもらう。テーブルのセッティング等は事前に決めておくと当日バタバタしなくてすむので、事前に見てもらうか、もしくは図面をFAXしておくといいだろう。とにかくある程度説明しておけば、あとはケータリングスタイルにお任せで大丈夫！
 
あとは、人数調整の結果を3日前に電話で連絡するだけ。ちなみに、すぐに確定の見積もりがFAXで送られてくる。人数は最後少し増えましたが、それでも予算内でおさまったところがスゴイ。さすがケータリングサービス。これで事前準備はすべて完了。あとは当日を待つだけだ。